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Steinmeier Consulting ist eine Steuerberatungskanzlei, die sich auf die Herausforderungen von wachstumsorientierten KMUs mit digitalen Geschäftsmodellen spezialisiert hat. Neben klassischen steuerlichen Dienstleistungen unterstützt die Kanzlei ihre Mandanten bei der Digitalisierung und Automatisierung der unternehmensinternen Finanzprozesse. Ziel ist es, ihre Mandanten zu befähigen, datenbasierte Entscheidungen treffen zu können.
Liquiditätsmanagement steckt noch in den 90ern
In vielen kleinen und mittleren Unternehmen steckt das Liquiditätsmanagement noch immer in den vergangenen Jahrzehnten fest. Es ist manuell, fehleranfällig, zeitraubend. Es fehlt an Struktur, Effizienz – und oft an qualifiziertem Personal.
"Fehlende Fachkräfte, ineffiziente Buchhaltungsprozesse und finanzielle Entscheidungen auf Basis ungenügender Daten: Das sind aktuell die größten Herausforderungen im Liquiditätsmanagement, die wir in unserer täglichen Arbeit mit KMUs begegnen", sagen Dominik Sturhan und Julian Hentschel. Sie sind Unternehmensberater bei Steinmeier Consulting und unterstützen Firmen dabei, ihre Finanzprozesse zu digitalisieren.
Geschäftsführung zu stark in operativen Aufgaben gebunden
Gerade in der Finanzbuchhaltung ist qualifiziertes Personal Mangelware. Fragestellungen können so nicht auf Mitarbeiterebene geklärt werden. Die Folge: Aufgaben und Entscheidungen landen nicht selten auf dem Schreibtisch der Geschäftsführung – obwohl dort meist kaum Know-How und weniger Zeit vorhanden ist.
"Die Geschäftsführung muss sich auf die Führung und Weiterentwicklung der Unternehmung konzentrieren und nicht auf die Fragestellung, welche Kostenart oder Kostenstelle für einen Sachverhalt angemessen erscheint", so Dominik.
Ineffiziente Prozesse kosten wertvolle Ressourcen
Ein weiteres Problem ist die (vorbereitende) Buchhaltung. Sie ist in Bezug auf Prozesse und Softwarelösungen oft ein Flickenteppich. Anwendungen kommen im Tech-Stack doppelt vor, hilfreiche Funktionen werden gar nicht benutzt und Schnittstellen zwischen den Systemen werden ignoriert.
"Das Erfassen von Eingangsrechnungen ist bei den meisten Tools mit der richtigen Konfiguration ein Kinderspiel. Die Extraktion der Daten aus E-Rechnungen oder via OCR aus PDF-Dateien funktioniert inzwischen sehr verlässlich, spart viel Zeit im Zahlungsverkehr und macht jede Excel-Tabelle überflüssig", so Julian. Diese Daten stehen dann für die Liquiditätsübersicht schneller zur Verfügung.
Fehlende Daten verhindern Liquiditätsmanagement
Viele KMUs navigieren allein nach dem Kontostand. Betriebswirtschaftliche Auswertungen werden aufgrund der zuvor genannten Probleme häufig mit großer Verspätung fertiggestellt und sind daher für die Liquiditätsplanung ungeeignet.
"Unternehmen wissen oft nicht, wohin ihr Geld fließt. Deshalb fallen Entscheidungen auch ohne eine solide Datengrundlage", so Dominik.
Theoretisch können Unternehmer:innen, die Einnahmen und Ausgaben zusätzlich manuell tracken. Sie stoßen dann allerdings bei starkem Wachstum schnell an kapazitive Grenzen. Zudem entstehen bei manuellen Prozessen immer auch Fehler.
Anforderungen an Liquiditätsprognosen, die wirklich helfen
Entscheidend für KMUs sind belastbare Liquiditätsprognosen. Für eine solche Prognose brauchen sie:
- eine zeitnahe Kategorisierung der Zahlungsströme
- ein Ausblick auf die kurzfristigen Verbindlichkeiten durch die automatisierte Erfassung von Eingangsrechnungen
- die Berücksichtigung der Auftragsreichweite und -höhe
- Sonstige einmalige oder wiederkehrende Ereignisse mit Auswirkungen auf die Liquidität wie Mieten, Finanzierungen oder Steuerzahlungen
Klassische Prognosen basieren oft nur auf alten Zahlen. Sie ignorieren aktuelle Buchhaltungsdaten oder Auftragsbestände. "Um KMUs helfen zu können, brauchen wir eine Lösung, die alle genannten Aspekte betrachtet und vereint", fordert Julian. "Wir brauchen Tools, die uns helfen, die Zukunft zu gestalten", sagen die beiden Berater. Auf diese Weise können Steuerberater:innen Unternehmen bei ihren finanziellen Herausforderungen proaktiv unterstützen.
Eine Plattform, die Liquidität und Accounting verbindet
Deshalb unterstützt Steinmeier Consulting ihre Mandanten bei der Einführung und Nutzung von Softwarelösungen für digitale Finanzprozesse. So u.a. ihren Mandanten Wallround. Das Unternehmen für energetische Sanierung ist aufgrund der hohen Wachstumsgeschwindigkeit und dem kapitalintensiven Geschäftsmodell auf eine verlässliche Liquiditätsprognose angewiesen. "Bei Wallround nutzen wir deshalb re:cap, da die Software die genannten Anforderungen abdecken kann", erklärt Dominik.
re:cap ermöglicht:
- Die Kategorisierung von Zahlungsströmen in Echtzeit, welche die Ausgabenstruktur zeitnah aufzeigt, die Geschäftsführung von lästigen Fragen entlastet und die Nutzung der Daten für eine Liquiditätsprognose erlaubt.
- Die Erfassung von Eingangsrechnungen und somit die tagesaktuelle Aufstellung der kurzfristigen Verbindlichkeiten.
- Abgleich von Rechnungen und Bank, was die Überprüfung der Vollständigkeit der Daten für die Finanzbuchhaltung vereinfacht und eine zeitnahe Planung der Steuerzahlungen ermöglicht.
- Die Anbindung von Software für die Auftragsverarbeitung wie sevdesk, weclapp oder billwerk, welche es erlaubt die Auftragslage in der Liquiditätsplanung zu berücksichtigen.
- Die intuitive Erstellung einer Liquiditätsplanung mit Berücksichtigung der genannten Datenquellen.
Mehr Zeit für Beratung
Diese Effizienzgewinne schaffen Freiräume. Die Beziehung zwischen Mandant und Kanzlei wandelt sich. Es geht nicht mehr nur um Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss und Steuererklärung, sondern um die finanzielle Gesundheit und Zukunft des Unternehmens.
Der Motor dieser Transformation sind Daten. "Wir können Mandanten besser beraten, wenn wir Informationen schnell verstehen und strategisch nutzen können. Denn unsere Rolle ist nicht, Belege zu sortieren, sondern Unternehmen vorausschauend zu begleiten", sagen Dominik und Julian. "Mit re:cap wird genau das möglich, denn wir haben eine gemeinsame Sicht auf das Unternehmen und können in einem Tool strategische Fragestellungen diskutieren."
