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9x ist eine KI-Beratung, die Unternehmen mit Fokus Automatisierung berät. Sie bietet Workshops und Trainings – von grundlegenden LLM-Kenntnissen bis hin zu fortgeschrittenen Fähigkeiten in KI-Tools und Automatisierung. Das Unternehmen ist bootstrapped. Ohne externe Investor:innen sind Profitabilität, Effizienz und ein sorgfältiges Cashflow-Management deshalb entscheidend für den laufenden Betrieb.
Manuelle und unklare Finanzprozesse
Zu viel Komplexität. Zu wenig Klarheit. Und ein Gründer, der sich nicht mehr auf das konzentrieren kann, was wirklich zählt: sein Unternehmen. So sah Pierre-Yves’ Realität aus, wenn es um seine Finanzen ging.
Bevor 9x mit re:cap arbeitete, managte die KI-Beratung ihre Finanzen mit einem selbstgebauten System: Zahlungen liefen über Stripe, das Banking über Qonto, alle Daten flossen per API in manuell gepflegte Tabellen.
Für Co-Founder Pierre-Yves, der intern die Finanzen verantwortet, bedeutete das vor allem eines: mehr Chaos als Klarheit in Sachen Buchhaltung:
"Alles war an unterschiedlichen Orten. In einer App waren Rechnungen, in einer anderen Zahlungen – und für den Abgleich musst ich alles manuell zusammenführen. Selbst eine einfache Frage wie: Wie viel Geld haben wir am Ende des Monats auf unserem Konto war schwierig zu beantworten."
Pierre-Yves hatte sich ein komplexes Setup gebaut: Bankdaten aus Qonto, Umsätze aus Stripe, dazu manuelle Eingaben für Gehälter und Umsatzsteuer. Alles in verschiedenen Tabellen – ein fragiles System, das ständig Pflege brauchte. "Ich hatte ein eigenes P&L- und Cashflow-Dashboard. Es funktionierte, irgendwie. Aber es ging ständig kaputt. Wenn ich etwas ändern wollte, musste ich alle alten Transaktionen rückwirkend anpassen. Das war zeitraubend und anstrengend."
Zu viel Zeit für die Buchhaltung, zu wenig für Wachstum
Ohne eigenes Finanz-Team blieb die komplette Finanzplanung Pierre-Yves hängen. Jede Woche fraßen Buchhaltung, Forecasts und eine einfache Übersicht über die eigene Liquidität Stunden seiner wertvollen Zeit. "Was wir brauchten, war finanzielle Klarheit. Aber der Weg dahin war endlos lang. Und in der Zeit konnte ich mich nicht um unser Produkt oder Wachstum kümmern", erklärt Pierre-Yves. Statt zu skalieren, sein Produkt zu verbessern und mit Kund:innen zu sprechen, war er mit mühsamen Finanzaufgaben beschäftigt.
Drei Dinge machten das Setup besonders mühsam:
- Komplexität von Stripe: Gebündelte Rechnungen, undurchsichtige Zahlungsstrukturen, schwer nachvollziehbare Gebühren.
- Kleines Team: Ohne eigenes Finanz-Team und aus den eigenen Mitteln wachsend sind die Ressourcen limitiert.
- Fragile Systeme: Jede kleine Änderung erforderte manuelle Updates der gesamten Historie.
AI-gesteuerte Finanzen – ohne manuelle Arbeit für Gründer
"Wir sind eine Beratung, die KI-Workshops anbietet, deshalb teste ich immer gerne neue Tools und probiere viel aus. Aber ich hatte etwas gebaut, das einigermaßen funktionierte. Deshalb war ich anfangs skeptisch, ob sich ein Wechsel lohnt", so Pierre-Yves. Die Testphase zu Beginn war wichtig für ihn. Er lernte re:cap kennen und tauschte sich viel mit dem Produktteam aus.
Der erste Aha-Moment kam bei Liquiditätsmanagement: Pierre-Yves hatte einen klaren Blick auf seine Cash Position. Alle Banken, Transaktionen und die Cash Balance waren in einem Dashboard aufgeführt. Aber er wollte mehr: echte GuV-Transparenz und eine automatisierte vorbereitende Buchhaltung.
Die Wende: Automatisierter Rechnungsabgleich
Was ihn am Ende überzeugte? Die KI-gestützte vorbereitende Buchhaltung und der automatische Rechnungsabgleich. Um den Abgleich zu testen, "habe ich die Rechnungen eines ganzen Monats hochgeladen – am Ende musste ich nur drei manuell zuordnen, weil sie mit privaten Karten bezahlt wurden. Der Rest hat zu 100% gestimmt."
Vor re:cap kostete ihn dieser Rechnungsabgleich jede Woche 1-2 Stunden – jetzt war er in wenigen Minuten erledigt.
"Der Rechungsabgleich mit re:cap spart mir wahnsinnig viel Zeit. Als Gründer kann ich mich deshalb jede freie Minute ums Wachstum kümmern."
Build vs. Buy: Warum selbst Automatisierungsprofis auf re:cap setzen
Als Automatisierungs- und KI-Experten hätte 9x problemlos ein eigenes Tool bauen können. Warum sie es nicht getan haben? "Selbst wenn man in Sachen KI und Automatisierung stark ist – für manche Workflows sollte man sich ein Tool besorgen. re:cap ist so eins. Statt Stunden in eine halbgare Lösung zu stecken: Lass Profis machen, was sie am besten können", so Pierre-Yves Fazit.
Wie nutzt 9x re:cap heute?
Pierre-Yves setzt re:cap für verschiedene Finanzprozesse ein:
- Rechnungsabgleich: "Ich leite jede Rechnung einfach an eine re:cap-Mail weiter. Von dort landet sie direkt auf der Plattform und wird verarbeitet – und ich muss nur noch abgleichen."
- Monatliche Buchhaltung: "Ich mache einmal pro Monate die Buchhaltung damit und kann direkt alle Rechnungen den Transaktionen hinzufügen – schnell und einfach."
- Wöchentliche Management-Meetings: "Ich teile jede Woche unsere Zahlen mit meinen Co-Gründern. re:cap liefert einen klaren Überblick über die aktuelle finanzielle Lage."
Die Einführung von re:cap hat das Finanzmanagement bei 9x grundlegend verändert:
"Früher war ein bestimmter Tag im Monat immer der blanke Horror. Heute logge ich mich bei re:cap ein, 90% der Arbeit ist bereits erledigt – und ich kann eine Stunde produktiv arbeiten."
Für 9x hat das den Aufwand erheblich verringert – ebenso wie die Abstimmung mit deren Steuerbüro läuft jetzt reibungslos: "Ich lade einfach ein CSV oder ZIP mit allen Transaktionen und Rechnungen herunter und fertig. Man merkt, dass re:cap weiß, was für Gründer:innen und Steuerberater:innen wichtig ist."
Transparente Übersicht über die Finanzen
Dank der Verknüpfung von Rechnungs- und Bankdaten hat Pierre-Yves heute nahezu vollständige Transparenz über die Finanzlage von 9x, ohne manuelle Arbeit. Und: das Forecasting von re:cap liefert belastbare Prognosen zur Cashflow-Entwicklung. Unverzichtbar für ein schlankes, wachstumsorientiertes Unternehmen, das schnell und informiert entscheiden muss.
Was früher ein fragiles Flickwerk aus Tabellen war, ersetzt 9x heute durch ein intelligentes Tool, das Zeit spart, Reibung reduziert und Finanzdaten in Echtzeit verfügbar macht.
