Ohne Geld funktioniert kein Unternehmen. Deshalb müssen Firmen dafür sorgen, dass ihnen immer ausreichend Liquidität in Form von Barmitteln zur Verfügung steht. So halten sie ihren operativen Betrieb aufrecht, decken ihre Fixkosten und können investieren. Genau das ist die Aufgabe von Cash Management. Es sorgt für finanzielle Stabilität.

In diesem Guide erklären wir dir die Prinzipien des Cash Managements und seiner Rolle innerhalb eines Unternehmens. 

Definition: Cash Management

Laut der Definition des Gabler Wirtschaftslexikons umfasst das Cash Management "alle Maßnahmen der kurzfristigen Finanzdisposition im Unternehmen." Das klingt zunächst vielleicht etwas sperrig. 

Um es mit einer einfacheren Definition auszudrücken: Cash Management steuert und optimiert die Liquidität (Cash Flow) von Unternehmen. Es gibt dir einen Überblick darüber, wie viel Geld hineinkommt, wie viel Geld hinausgeht und wie sich das auf den Kontostand (Kassenbestand) auswirkt.

Cash Management: Übersicht über Konto, Einzahlungen und Auszahlungen

Dazu erfassen und verwalten Unternehmen alle ihre liquiden Mittel in Form von Einzahlungen und Auszahlungen. Das oberste Ziel des Cash Managements ist das Sichern von Liquidität – in anderen Worten: das Geschäft am Laufen zu halten. CFOs oder Treasury Manager fokussieren sich auf den Geldfluss eines Unternehmens. Sie steuern ihn und stellen sicher, dass immer genügend Mittel zur Verfügung stehen. 

Denn Investitionen, Rechnungen und Ausgaben beeinflussen deinen Cashflow – und damit auch das Cash-Management. Damit ein Unternehmen unabhängig handeln kann, braucht es ein System, das die liquiden Mittel maximiert und die laufenden Kosten gering hält.

Cash Management, Liquididätsmanagement, Treasury Management

Cash Management hat viele Begriffe. Es wird auch Liquiditätsmanagement genannt. Manche setzen es auch mit Treasury Management gleich. Obwohl es gewisse Unterschiede gibt, beschreiben die Begriffe in ihren Grundzügen alle die gleiche Aufgabe: die Verwaltung von Geld innerhalb eines Unternehmens. 

Cash Management und Cashflow

Das Cash Management hängt vom Cashflow – also der Liquidität – eines Unternehmens ab. Der Cashflow beschreibt den Kreislauf des Geldes, das sich innerhalb eines Unternehmens bewegt. Cash-Inflow sind Einnahmen in Form von Umsätzen oder Kapitalerträgen, die ein Unternehmen erzielt, wenn Kund:innen für Produkte oder Dienstleistungen bezahlen. Cash-Outflow sind alle Kosten und Ausgaben, die anfallen, um das Unternehmen am Laufen zu halten. 

Erfolgreiches Cash Management hängt deshalb eng mit verschiedenen Aspekten des Cashflows zusammen. Dazu gehören:

• Cashflow Monitoring
• Cashflow Analysen
• Cash Burn Rate
• Cash Runway

Mit dem Cashflow Monitoring überwachst du alle Zahlungsströme innerhalb eines Unternehmens. Bei der Cashflow Analyse erfasst du alle zahlungswirksamen und nicht-zahlungswirksamen Einnahmen und Ausgaben in einer bestimmten Periode. Die Cash Burn Rate ist vor allem für nicht profitable Startups relevant. Sie besagt, wie hoch deine Kosten sind (Wie viel Geld verbrenne ich?). Wohingegen die Cash Runway den Zeitraum beschreibt, in dem Unternehmen auf der Grundlage ihrer aktuellen Barmittel und der erwarteten Einnahmen finanziell überleben können.

Cashflow-Statement verschafft Übersicht

Zentrales Element in diesem Zusammenhang ist das Cashflow-Statement. Es erfasst alle Transaktionen aus operativem Cashflow, Investitions-Cashflow und Finanzierungs-Cashflow. Mit dem Cashflow-Statement erhältst du eine Übersicht über alle Einzahlungen und Auszahlungen.

Kleiner Tipp: Mit der Cash-Management-Software von re:cap greifst du auf ein Cashflow Statement zu, das alle Transaktionen aus allen Bankkonten mit einer Erfolgsquote von 97% richtig kategorisiert. So erhältst du einen fehlerfreien Echtzeit-Überblick über deinen Cashflow.

Wie funktioniert Cash Management?

Mit Hilfe von Cash Management hast du einen Überblick über deine aktuell verfügbaren liquiden Mittel. Im Fokus steht Bargeld – also das Kapital, auf das du zu einem bestimmten Zeitpunkt sofort zugreifen kannst und das nicht an Vermögenswerte (Maschinen oder Anlagen) gebunden ist. Weitere Begriffe dafür sind: Barmittel, Barreserven oder Kassenbestand. 

Mit dem Cash Management weißt du, wie viel Geld auf deinen Konten oder in deinen Kassen vorhanden ist und wie viel davon in einer bestimmten Periode aus und in dein Unternehmen fließt. Du kennst damit deine Cash Position.

Übersicht über die verfügbaren liquiden Mittel von Unternehmen

Du weißt nun, wie dein Geld fließt und wie viel dir zur Verfügung steht. Das ist ein Teil des Cash Managements. Ein weiterer Aspekt: Du musst die verfügbaren Ressourcen optimieren und vermehren. Das gelingt, indem du die Geschäftstätigkeiten, Investitionen und Finanzierungen effektiv steuerst und Risiken minimierst. 

Unternehmen haben dafür oft eigene Teams, die sich um das Treasury- und Cash-Management kümmern. Die verantwortlichen Personen sind entweder die Geschäftsführung oder das erweiterte Management in Form einer CFO. 

Diese Teams haben verschiedene Aufgaben:

• Zahlungsverkehr überwachen
• Banktransaktionen kontrollieren
• Ressourcen allokieren
• Liquiditätsplanung aufstellen
• Defizite ausgleichen
• Budgets und Kosten überwachen
• Überschüsse verwalten, umverteilen oder reinvestieren

Allen Aufgaben des Cash Managements nachzukommen ist komplex: Unternehmen führen meist mehr als ein Bankkonto. Sie haben verschiedene Gesellschaften in unterschiedlichen Ländern und täglich zehntausende Transaktionen. Und alle diese Vorgänge sollten überwacht, gesteuert und optimiert werden. Du findest unten eine Liste, wie dir Software dabei helfen kann. 

Die Ziele von Cash Management

Je nach Geschäftsmodell und Phase fokussiert sich jedes Unternehmen auf eigene Ziele. Zu den gängigsten gehören jedoch:

Liquidität sichern

Unternehmen müssen in der Lage sein, kurzfristige Verbindlichkeiten wie Gehälter, Lieferantenrechnungen und andere Ausgaben rechtzeitig zu begleichen.

Cashflow optimieren

Ein optimaler Cashflow ist entscheidend, um unnötige Kapitalbindung zu vermeiden und überschüssige Mittel gewinnbringend zu investieren.

Finanzierungskosten minimieren

Durch ein effektives Cash Management können Unternehmen die Notwendigkeit externer Fremdkapitalfinanzierung minimieren und dadurch Zinskosten senken.

Liquiditätsengpässe vermeiden

Engpässe können dazu führen, dass ein Unternehmen Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommen kann, was zu finanziellen und rechtlichen Problemen führen kann.

Überschüsse investieren

Überschüssige Liquidität kann kurzfristig investiert werden, um zusätzliche Erträge zu generieren.

Die Bedeutung von Cash Management

Wie eingangs bereits erwähnt, ist das oberste Ziel des Cash Managements die Sicherstellung von Liquidität. Bist du nicht in der Lage, deinen Verpflichtungen nachzukommen, kannst du dein Geschäft auch nicht aufrechterhalten.

Deshalb braucht jedes Unternehmen eine Form von Cash Management. Bei manchen basiert es auf einfachen Excel-Tabellen, andere nutzen Cash-Management-Software dafür. Geld fließt ständig in und aus dem Geschäftskonto oder den Geschäftskonten. Entscheidend ist – vereinfacht gesagt –, dass mehr reinkommt, als rausgeht, damit das Konto nicht leer wird und du die Cash Balance erreichst, die du dir als Ziel gesetzt hast.

Beim Cash Management geht es darum, nachhaltig die finanzielle Stabilität deines Unternehmens zu sichern. Das gelingt mit kurz- und mittelfristiger Planung deines Cashflows. Da “Cash” das wichtigste Instrument ist, um Verpflichtungen zu begleichen, musst du es deshalb so managen, dass mehr daraus wird – du die Erträge also maximierst. Das wirkt sich positiv auf das Wachstum eines Unternehmens aus. 

Bestandteile des Cash Managements

Das Cash Management umfasst verschiedene Instrumente. Dazu gehören:

1. Liquiditätsplanung oder Cashflow-Planung
2. Cash Forecasting
3. Cash Pooling
4. Risikomanagement
5. Überwachung von Kontosalden und Transaktionen

Liquiditätsplanung und Cashflow-Planung

Die Liquiditätsplanung spielt eine wichtige Rolle im Cash Management. Üblicherweise erstellst du einen kurz- und mittelfristigen Liquiditätsplan. Finanz-Teams befassen sich wöchentlich oder monatlich mit Cash Management – in Krisensituationen kann es sogar täglich sein (in Form der 13-Wochen-Liquiditätsplanung). Langfristige Planungen, die über 12 Monate hinausgehen, sind eher unüblich, gerade bei Startups oder Wachstumsunternehmen.

Bei der Cashflow-Planung überwachst, analysiert und steuerst du alle Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens. Du stellst so sicher, dass ausreichend Liquidität verfügbar ist. Zu den Herausforderungen bei der Planung zählen unvorhergesehene Ausgaben, Zahlungsverzögerung auf Kundenseite und saisonale Schwankungen bei den Umsätzen.

Cash Forecasting

Beim Cash Forecasting, oder auf Deutsch “Liquiditätsprognose”, geht es darum, zukünftige Ein- und Auszahlungen eines Unternehmens zu prognostizieren, um den Liquiditätsbedarf zu ermitteln und sicherzustellen. Während das Cash Forecasting künftige Mittelzu- und -abflüsse prognostiziert, greift die Liquiditätsplanung auf Daten zurück, um Entscheidungen zu treffen, die über reine Barmittel hinausgehen.

Cash Pooling

Beim Cash Pooling verwaltet ein Unternehmen zentral die Liquidität aller seiner Tochtergesellschaften. Das Unternehmen bedient sich aus einem Cash Pool von verschiedenen Gesellschaften und kann die Mittel so effizienter verteilen. Dadurch können Liquiditätsschwankungen einzelner Gesellschaften ausgeglichen und Interessen besser bedient werden. 

Cash Pooling wird in der Regel von großen Unternehmen genutzt, da es ein hohes Maß an Strukturierung und viele interne Ressourcen erfordert. Technisch gesehen kann jedoch jede Organisation, die mehrere Unternehmen umfasst, Cash Pooling anwenden.

Risikomanagement

Beim Risikomanagement geht es darum, verschiedene Risiken in Bezug auf Liquidität besser zu kontrollieren. Dazu gehören Liquiditätsrisiken, Kreditrisiken oder Marktrisiken. Eine Möglichkeit, Risiken zu begegnen, ist z. B. die Diversifizierung von Umsatz- oder Kapitalquellen.

Überwachung von Kontosalden und Transaktionen

Eine wichtige Aufgabe des Cash Managements ist die Überwachung von Kontosalden und Transaktionen. Du musst den Überblick über den Cashflow deines Unternehmens behalten und wissen, wie viele liquide Mittel auf deinen Bankkonten zur Verfügung stehen.

Das Gleiche gilt für Transaktionen: Durch die Überwachung und Kategorisierung von Zahlungsströmen weißt du, wohin dein Geld fließt, was Kosten verursacht, was Umsatztreiber sind oder wo sich Kosten einsparen lassen.

Tools & Software: Cash Management optimieren

Um das alles nachzuvollziehen und effektiv zu steuern, musst du aber nicht mehr auf Excel-Tabellen zugreifen. Sie haben ihre Limitationen und werden spätestens mit mehreren Konten und ab einer steigenden Anzahl von Transaktionen nicht mehr ausreichen. 

Aber es gibt gute Nachrichten: Mittlerweile kannst du auf eine Vielzahl von Cash-Management-Softwares und Cash-Management-Systemen zugreifen, mit denen du die Liquidität deines Unternehmens steuern und optimieren kannst. Je nach Nutzung und Unternehmensgröße gibt es das passende Angebot.

Wir haben dir eine Tabelle zusammengestellt, mit der du verschiedene Cash-Management-Software miteinander vergleichen kannst.

Weitere Möglichkeiten dein Cash Management zu optimieren sind: 

• Forderungsmanagement verbessern: Anreize für Kund:innen zu schaffen, frühzeitig oder pünktlich zu bezahlen.
• Zahlungsströme optimieren: Dazu kannst du Zahlungstermine anpassen (Monatsanfang oder Monatsende) oder das Debitoren- und Kreditorenmanagement aktiv steuern.
• Investitionen: Überschüssiges Geld zu investieren, sodass es nicht ungenutzt auf den Bankkonten verbleibt.
• Schuldenmanagement und Finanzierungen: Besser Bedingungen für Fremdkapitalfinanzierungen verhandeln, um die Kapitalkosten zu senken.
• Working Capital optimieren: Dazu gehören etwa Zahlungsbedingungen für Lieferanten und Kund:innen anzupassen oder Lagerbestände effektiver zu verwalten.
• Automatisierung von Prozessen: Echtzeit-Reportings einführen, die die Überwachung von Kontosalden und Transaktionen erleichtern.

Herausforderungen im Cash Management

Komplexe Unternehmensstrukturen mit mehreren Geschäftsbereichen und Tochtergesellschaften, viele Bankkonten in verschiedenen Ländern, unterschiedliche Währungen, Hunderttausende Zahlungen mit verschiedenen Zahlungssystemen und Geschwindigkeiten: Cash Management kann sehr komplex sein. Es gibt viele Variablen und entsprechendes Fehlerpotenzial.

Die Herausforderung dabei ist, sich in Echtzeit ein umfassendes und korrektes Bild über die Geldbewegungen innerhalb eines Unternehmens zu machen. Unternehmen brauchen Transparenz. Sie müssen jederzeit wissen, wie viel und von wem Geld in Konten fließt.

Fazit: Cash Management

Cash Management ist die Kunst, Ihre Geldzuflüsse und -abflüsse präzise auszugleichen. Die Beherrschung dieses Prozesses stellt sicher, dass Ihr Unternehmen nicht nur die Liquidität beibehält, sondern auch seinen finanziellen Verpflichtungen nachkommt und neue Investitionsmöglichkeiten nutzt.