Ohne Cash Management funktioniert kein Unternehmen. Firmen muss immer ausreichend Liquidität in Form von Barmitteln zur Verfügung stehen. So halten sie ihren operativen Betrieb aufrecht, decken ihre Fixkosten und können investieren. Genau das ist die Aufgabe von Cash Management. Es sorgt für finanzielle Stabilität und genügend liquide Mittel im Unternehmen.

In diesem Guide erklären wir dir das Cash Management und seine Aufgaben innerhalb von Unternehmen.

Definition: Cash Management

Laut der Definition des Gabler Wirtschaftslexikons umfasst das Cash Management "alle Maßnahmen der kurzfristigen Finanzdisposition im Unternehmen." Das klingt zunächst vielleicht etwas sperrig. 

Um es einfacher auszudrücken: Cash Management oder Liquiditätsmanagement steuert und optimiert die Liquidität (Cash Flow) von Unternehmen. Es gibt dir einen Überblick darüber, wie viel Geld hineinkommt, wie viel Geld hinausgeht und wie sich das auf den Kontostand (Cash Balance) auswirkt.

Cash Management: Liquidität steuern und optimieren

Dazu erfassen und verwalten Unternehmen alle ihre liquiden Mittel in Form von Einzahlungen und Auszahlungen.

Das oberste Ziel des Cash Managements ist das Sichern von Liquidität – in anderen Worten: das Geschäft am Laufen zu halten.

CFOs oder Treasury Manager fokussieren sich auf den Geldfluss eines Unternehmens. Sie steuern ihn und stellen sicher, dass immer genügend Mittel zur Verfügung stehen. 

Denn Investitionen, Rechnungen und Ausgaben beeinflussen deinen Cashflow – und damit auch das Cash Management. Damit ein Unternehmen unabhängig handeln kann, braucht es ein System, das die liquiden Mittel maximiert und die laufenden Kosten gering hält.

Cash Management, Liquididätsmanagement oder doch Treasury Management?

Cash Management hat viele Begriffe. Es wird auch Liquiditätsmanagement genannt. Manche setzen es auch mit Treasury Management gleich. Obwohl es gewisse Unterschiede gibt, beschreiben die Begriffe in ihren Grundzügen alle die gleiche Aufgabe: die Verwaltung von Geld innerhalb eines Unternehmens. 

Cash Management und Cashflow

Das Cash Management hängt vom Cashflow – also der Liquidität – eines Unternehmens ab. Der Cashflow beschreibt den Kreislauf des Geldes, das sich innerhalb eines Unternehmens bewegt. Cash-Inflow sind Einnahmen in Form von Umsätzen oder Kapitalerträgen, die ein Unternehmen erzielt, wenn Kund:innen für Produkte oder Dienstleistungen bezahlen. Cash-Outflow sind alle Kosten und Ausgaben, die anfallen, um das Unternehmen am Laufen zu halten. 

Erfolgreiches Cash Management hängt deshalb eng mit verschiedenen Aspekten des Cashflows zusammen. Dazu gehören:

• Cashflow Monitoring
• Cashflow Analysen
• Cash Burn Rate
• Cash Runway

Mit dem Cashflow Monitoring überwachst du alle Zahlungsströme innerhalb eines Unternehmens. Bei der Cashflow Analyse erfasst du alle zahlungswirksamen und nicht-zahlungswirksamen Einnahmen und Ausgaben in einer bestimmten Periode.

Die Cash Burn Rate ist vor allem für nicht profitable Startups relevant. Sie besagt, wie hoch deine Kosten sind (Wie viel Geld verbrenne ich?). Wohingegen die Cash Runway den Zeitraum beschreibt, in dem Unternehmen auf der Grundlage ihrer aktuellen Barmittel und der erwarteten Einnahmen finanziell überleben können.

Cashflow-Statement verschafft Übersicht

Zentrales Element in diesem Zusammenhang ist das Cashflow-Statement. Es erfasst alle Transaktionen aus operativem Cashflow, Investitions-Cashflow und Finanzierungs-Cashflow. Mit dem Cashflow-Statement erhältst du eine Übersicht über alle Einzahlungen und Auszahlungen.

Tipp: Mit der Cash Management Software von re:cap greifst du auf ein Cashflow Statement zu, das alle Transaktionen aus allen Bankkonten mit einer Erfolgsquote von 98% richtig kategorisiert. Du kannst auch Statements für einzelne Projekte und Teams erstellen und bekommst einen granularen Überblick über deinen Cashflow.

Cash Management: Aufgaben

Mit Hilfe von Cash Management hast du einen Überblick über deine aktuell verfügbaren liquiden Mittel. Im Fokus steht Bargeld – also das Kapital, auf das du zu einem bestimmten Zeitpunkt sofort zugreifen kannst und das nicht an Vermögenswerte (Maschinen oder Anlagen) gebunden ist. Weitere Begriffe dafür sind: Barmittel, Barreserven oder Kassenbestand. 

Mit dem Cash Management weißt du, wie viel Geld auf deinen Konten oder in deinen Kassen vorhanden ist und wie viel davon in einer bestimmten Periode aus und in dein Unternehmen fließt. Du kennst damit deine Cash Position.

Cash Management heißt: Übersicht über liquide Mittel

Du weißt nun, wie dein Geld fließt und wie viel dir zur Verfügung steht. Das ist ein Teil des Cash Managements. Ein weiterer Teil: Du musst die verfügbaren Ressourcen optimieren und vermehren. Das gelingt, indem du die Geschäftstätigkeiten, Investitionen und Finanzierungen effektiv steuerst und Risiken minimierst. 

Unternehmen haben dafür oft eigene Teams, die sich um das Treasury und Cash Management kümmern. Die verantwortlichen Personen sind entweder die Geschäftsführung oder das erweiterte Management in Form einer CFO.

Diese Teams haben verschiedene Aufgaben:

• Cashflow-Überwachung
  • Erfassung und Analyse der Zahlungsströme.
• Zahlungsverkehr überwachen
  • Organisation und Abwicklung von Zahlungen an Lieferanten, Mitarbeitende und andere Geschäftspartner:innen.
• Banktransaktionen kontrollieren
  • Kontrollieren das alle Einnahmen und Ausgaben korrekt sind.
• Ressourcen allokieren und Bestandsmanagement
  • Budgets und Kosten überwachen.
• Liquiditätsplanung aufstellen
  • Den zukünftigen Liquiditätsbedarf vorausplanen.
• Berichtswesen
  • Erstellung von Liquiditätsberichten für das Management zur fundierten Entscheidungsfindung.
• Überschüsse verwalten, umverteilen oder reinvestieren
  • Sicherstellen, dass weder zu viel ungenutztes Kapital gebunden wird, noch Zahlungsengpässe entstehen.
• Kreditmanagement
  • Verwaltung von kurzfristigen Finanzierungen, wie Kontokorrentkrediten oder revolvierenden Kreditlinien.
• Kommunikation mit Banken
  • Verhandlung von Konditionen, Verwaltung von Bankkonten und Sicherstellung effizienter Bankbeziehungen.

Allen Aufgaben des Cash Managements nachzukommen ist komplex: Unternehmen führen meist mehr als ein Bankkonto. Sie haben verschiedene Gesellschaften in unterschiedlichen Ländern und täglich zehntausende Transaktionen. Und alle diese Vorgänge müssen überwacht, gesteuert und optimiert werden. Du findest unten eine Liste, wie dir Software dabei helfen kann. 

Cash Management: Ziele

Je nach Geschäftsmodell und Phase fokussiert sich jedes Unternehmen auf eigene Ziele. Zu den gängigsten gehören jedoch:

Liquidität sichern

Unternehmen müssen in der Lage sein, kurzfristige Verbindlichkeiten wie Gehälter, Lieferantenrechnungen und andere Ausgaben rechtzeitig zu begleichen.

Cashflow (Zahlungsströme) optimieren

Ein optimaler Cashflow ist entscheidend, um unnötige Kapitalbindung zu vermeiden und überschüssige Mittel gewinnbringend zu investieren.

Finanzierungskosten minimieren

Durch ein effektives Cash Management können Unternehmen die Notwendigkeit externer Fremdkapitalfinanzierung minimieren und dadurch Zinskosten senken.

Kostenreduktion

Minimierung von Transaktionskosten und Bankgebühren durch optimierte Zahlungsprozesse.

Liquiditätsengpässe vermeiden

Engpässe können dazu führen, dass ein Unternehmen Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommen kann, was zu finanziellen und rechtlichen Problemen führen kann.

Überschüsse investieren

Überschüssige Liquidität kann kurzfristig investiert werden, um zusätzliche Erträge zu generieren.

Risikomanagement

Absicherung gegen finanzielle Risiken wie Währungs-, Zins- oder Kreditrisiken.

Konzerninterne Finanzierung

Steuerung des internen Liquiditätsausgleichs zwischen verschiedenen Tochtergesellschaften (Cash Pooling).

Bestandteile des Cash Managements

Das Cash Management umfasst verschiedene Instrumente. Dazu gehören:

1. Liquiditätsplanung oder Cashflow-Planung
2. Cash Forecasting
3. Cash Pooling
4. Risikomanagement
5. Überwachung von Kontosalden und Transaktionen

Liquiditätsplanung und Cashflow-Planung

Die Liquiditätsplanung spielt eine wichtige Rolle im Cash Management. Üblicherweise erstellst du einen kurz- und mittelfristigen Liquiditätsplan. Finanz-Teams befassen sich wöchentlich oder monatlich mit Cash Management – in Krisensituationen kann es sogar täglich sein (in Form der 13-Wochen-Liquiditätsplanung).

Langfristige Planungen, die über 12 Monate hinausgehen, sind eher unüblich, gerade bei Startups oder Wachstumsunternehmen. Bei der Cashflow-Planung überwachst, analysiert und steuerst du alle Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens. Du stellst so sicher, dass ausreichend Liquidität verfügbar ist.

Zu den Herausforderungen bei der Planung zählen unvorhergesehene Ausgaben, Zahlungsverzögerung auf Kundenseite und saisonale Schwankungen bei den Umsätzen.

Cash Forecasting

Beim Cashflow Forecast, oder auf Deutsch "Liquiditätsprognose", geht es darum, zukünftige Ein- und Auszahlungen eines Unternehmens zu prognostizieren, um den Liquiditätsbedarf zu ermitteln und sicherzustellen. Während das Cash Forecasting künftige Mittelzu- und -abflüsse prognostiziert, greift die Liquiditätsplanung auf Daten zurück, um Entscheidungen zu treffen, die über reine Barmittel hinausgehen.

Cash Pooling

Beim Cash Pooling verwaltet ein Unternehmen zentral die Liquidität aller seiner Tochtergesellschaften. Das Unternehmen bedient sich aus einem Cash Pool von verschiedenen Gesellschaften und kann die Mittel so effizienter verteilen. Dadurch können Liquiditätsschwankungen einzelner Gesellschaften ausgeglichen und Interessen besser bedient werden. 

Cash Pooling wird in der Regel von großen Unternehmen genutzt, da es ein hohes Maß an Strukturierung und viele interne Ressourcen erfordert. Technisch gesehen kann jedoch jede Organisation, die mehrere Unternehmen umfasst, Cash Pooling anwenden.

Risikomanagement

Beim Risikomanagement geht es darum, verschiedene Risiken in Bezug auf Liquidität besser zu kontrollieren. Dazu gehören Liquiditätsrisiken, Kreditrisiken oder Marktrisiken. Eine Möglichkeit, Risiken zu begegnen, ist z. B. die Diversifizierung von Umsatz- oder Kapitalquellen.

Überwachung von Kontosalden und Transaktionen

Eine wichtige Aufgabe des Cash Managements ist die Überwachung von Kontosalden und Transaktionen. Du musst den Überblick über den Cashflow deines Unternehmens behalten und wissen, wie viele liquide Mittel auf deinen Bankkonten zur Verfügung stehen.

Das Gleiche gilt für Transaktionen: Durch die Überwachung und Kategorisierung von Zahlungsströmen weißt du, wohin dein Geld fließt, was Kosten verursacht, was Umsatztreiber sind oder wo sich Kosten einsparen lassen.

Cash Management: Bedeutung für Unternehmen

Wie eingangs bereits erwähnt, ist das oberste Ziel des Cash Managements die Sicherstellung von Liquidität. Bist du nicht in der Lage, deinen Verpflichtungen nachzukommen, kannst du dein Geschäft auch nicht aufrechterhalten.

Deshalb braucht jedes Unternehmen eine Form von Cash Management. Bei manchen basiert es auf einfachen Excel-Tabellen, andere nutzen Cash-Management-Software dafür. Geld fließt ständig in und aus dem Geschäftskonto oder den Geschäftskonten.

Entscheidend ist – vereinfacht gesagt –, dass mehr reinkommt, als rausgeht, damit das Konto nicht leer wird und du die Cash Balance erreichst, die du dir als Ziel gesetzt hast.

Beim Cash Management geht es also darum, nachhaltig die finanzielle Stabilität deines Unternehmens zu sichern. Das gelingt mit kurz- und mittelfristiger Planung deines Cashflows. Da "Cash" das wichtigste Instrument ist, um Verpflichtungen zu begleichen, musst du es deshalb so managen, dass mehr daraus wird – du die Erträge also maximierst. Das wirkt sich positiv auf das Wachstum eines Unternehmens aus. 

Tools & Software: Cash Management optimieren

Technologie spielt eine immer wichtigere Rolle im modernen Cash Management und treibt Effizienz, Transparenz und Entscheidungsfindung voran.

Automatisierte Cashflow-Prognosen nutzen künstliche Intelligenz und Datenanalyse, um Zahlungsströme präzise vorherzusagen. Cloud-basierte Cash-Management-Lösungen bieten flexiblen Zugriff und lassen sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren. API-Integrationen ermöglichen die direkte Anbindung von Bankkonten und Finanzdienstleistern, wodurch Echtzeit-Daten zur Verfügung stehen.

Darüber hinaus helfen künstliche Intelligenz und Machine Learning, Muster und Anomalien in den Zahlungsströmen zu identifizieren und so fundiertere finanzielle Entscheidungen zu treffen.

Um das alles nachzuvollziehen und effektiv zu steuern, musst du aber nicht mehr auf Excel-Tabellen zugreifen. Sie haben ihre Limitationen und werden spätestens mit mehreren Konten und ab einer steigenden Anzahl von Transaktionen nicht mehr ausreichen. 

Aber es gibt gute Nachrichten: Mittlerweile kannst du auf eine Vielzahl von Cash Management Software zugreifen, mit denen du die Liquidität deines Unternehmens steuern und optimieren kannst. Je nach Nutzung und Unternehmensgröße gibt es das passende Angebot.

Wir haben dir eine Tabelle zusammengestellt, mit der du verschiedene Cash-Management-Software miteinander vergleichen kannst.

Außerdem vergleichen und testen wir folgende Anbieter von Cash Management Software für dich:

• Tidely
• Commitly
• Atlar

Weitere Möglichkeiten das Cash Management zu optimieren

• Forderungsmanagement verbessern: Anreize für Kund:innen zu schaffen, frühzeitig oder pünktlich zu bezahlen.
• Zahlungsströme optimieren: Dazu kannst du Zahlungstermine anpassen (Monatsanfang oder Monatsende) oder das Debitoren- und Kreditorenmanagement aktiv steuern.
• Investitionen: Überschüssiges Geld zu investieren, sodass es nicht ungenutzt auf den Bankkonten verbleibt.
• Schuldenmanagement und Finanzierungen: Besser Bedingungen für Fremdkapitalfinanzierungen verhandeln, um die Kapitalkosten zu senken.
• Working Capital optimieren: Dazu gehören etwa Zahlungsbedingungen für Lieferanten und Kund:innen anzupassen oder Lagerbestände effektiver zu verwalten.
• Automatisierung von Prozessen: Echtzeit-Reportings einführen, die die Überwachung von Kontosalden und Transaktionen erleichtern.

Cash Management: Herausforderungen

Komplexe Unternehmensstrukturen mit mehreren Geschäftsbereichen und Tochtergesellschaften, viele Bankkonten in verschiedenen Ländern, unterschiedliche Währungen, Hunderttausende Zahlungen mit verschiedenen Zahlungssystemen und Geschwindigkeiten: Cash Management kann sehr komplex sein. Es gibt viele Variablen und entsprechendes Fehlerpotenzial.

Die Herausforderung dabei ist, sich in Echtzeit ein umfassendes und korrektes Bild über die Geldbewegungen innerhalb eines Unternehmens zu machen. Unternehmen brauchen Transparenz. Sie müssen jederzeit wissen, wie viel und von wem Geld in Konten fließt.

Zu den weiteren Herausforderungen im Cash Management gehören:

Zins- und Währungsschwankungen

Globale Unsicherheiten können die Planbarkeit von Zahlungsströmen erschweren.

Regulatorische Anforderungen

Compliance mit nationalen und internationalen Finanzvorschriften.

Technologische Integration

Einbindung moderner Technologien und Systeme in bestehende Strukturen.

Cybersecurity

Schutz vor digitalen Bedrohungen im Zahlungsverkehr.

Globale Zahlungsströme

Komplexität bei multinationalen Unternehmen durch unterschiedliche Währungen und Bankensysteme

Fazit: Cash Management

Cash Management ist die Kunst, Ihre Geldzuflüsse und -abflüsse präzise auszugleichen. Der Prozesses stellt sicher, dass dein Unternehmen nicht nur die Liquidität beibehält, sondern auch seinen finanziellen Verpflichtungen nachkommt und neue Investitionsmöglichkeiten nutzt.

Das macht Cash Management zum Rückgrat der Unternehmensliquidität. Es sorgt dafür, dass Zahlungsströme effizient gesteuert, Risiken minimiert und überschüssige Mittel gewinnbringend eingesetzt werden.

Durch Prognosen und optimierte Prozesse sichert es nicht nur die Zahlungsfähigkeit, sondern schafft auch finanzielle Spielräume für Wachstum und Investitionen. Effektives Cash Management macht den Unterschied zwischen reiner Verwaltung und strategischer Finanzsteuerung.