Was ist vorbereitende Buchhaltung?

Denk an die vorbereitende Buchhaltung wie an das Aufräumen deines finanziellen "Arbeitsplatzes" vor einem wichtigen Meeting. Sie hilft dir, all deine Finanzunterlagen für Steuererklärungen und monatliche Abschlüsse in Ordnung zu bringen. Dabei geht es darum, Belege, Rechnungen und andere wichtige Unterlagen zu sammeln, übersichtlich zu sortieren und an deine Steuerberater:in oder dein internes Buchhaltungsteam weiterzugeben.

Zu den Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung gehören:

• Belege und Rechnungen sammeln und organisieren: Halte alles ordentlich an einem Ort, damit du es schnell findest, wenn du es brauchst.
• Transaktionen kategorisieren: Ordne Transaktionen den passenden Belegen und Rechnungen zu. Das sorgt für korrektes Reporting und verhindert Verwechslungen.
• Konten abstimmen: Vergleiche Banktransaktionen und Kreditkartentransaktionen mit Belegen und Rechnungen, um sicherzustellen, dass alles übereinstimmt.
• Offene Zahlungen verfolgen: Behalte im Blick, ob es noch ausstehende Rechnungen an dich gibt oder wem du noch etwas zahlen musst, um den Überblick über deinen Cashflow zu behalten.

Wie hilft vorbereitende Buchhaltung einem Unternehmen?

Eine gute vorbereitende Buchhaltung bringt viele Vorteile mit sich, die über die bloße Ordnung hinausgehen. Hier einige Beispiele, wie sie einen Unterschied machen kann:

• Zeitersparnis und weniger Stress: Steuerbüros und Accountants arbeiten schneller, wenn deine Finanzdaten gut organisiert sind. Das spart nicht nur Kosten, sondern auch das hektische Zusammensuchen von Unterlagen kurz vor Fristen.
• Bessere finanzielle Einblicke: Wenn du deine Daten im Griff hast, erhältst du einen Echtzeit-Überblick über die finanzielle Gesundheit deines Unternehmens. Wie steht es um deinen Cashflow? Steigen deine Ausgaben? Die vorbereitende Buchhaltung gibt dir ein klares Bild, damit du frühzeitig handeln kannst.
• Sicherstellung von Compliance und Fehlerreduktion: Unordnung erhöht das Risiko von Fehlern, Strafzahlungen oder sogar Prüfungen. Ordnungsgemäße Unterlagen sind nicht nur für Steuerberater leichter zu bearbeiten, sondern erfüllen auch eher die gesetzlichen Vorgaben.
• Grundlage für Wachstum: Wenn dein Unternehmen wächst oder nach Finanzierung sucht, sind saubere und genaue Finanzunterlagen unverzichtbar. Sie zeigen potenziellen Investoren oder Kreditgebern Professionalität und Zuverlässigkeit.

Welche Datenquellen werden verwendet?

Die vorbereitende Buchhaltung basiert auf Transaktionen sowie ein- und ausgehenden Rechnungen.